Datenschutzerklärung

1. Welchen Zweck hat eine Datenschutzerklärung?

Die Datenschutzerklärung auf einer Internetseite dient dazu, den Besucher der Seite zu informieren und die Datenverarbeitung transparent darzustellen. Die Pflicht hierzu besteht aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

2. Wer benötigt eine Datenschutzerklärung bzw. wer sollte sich eine Datenschutzerklärung erstellen lassen?

Jeder gewerbliche oder unternehmerische Webseiten- und Webshopbetreiber benötigt, sofern auf der Internetseite oder dem Webshop personenbezogene Daten erhoben oder verarbeitet werden, eine sog. Datenschutzerklärung.

Der Betreiber einer Internetseite hat darin Besucher der Webseite insbesondere darüber zu informieren, welche personenbezogenen Daten (z. B. IP-Adressen) bei Besuch der Webseite zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage erhoben und verarbeitet werden, an wen diese Daten ggf. übermittelt werden, wie lange diese gespeichert werden und welche Rechte dem Nutzer zustehen (sog. „Betroffenenrechte“).

3. Welche personenbezogenen Daten werden überhaupt auf einer Webseite erhoben bzw. verarbeitet?

Auf einer Internetseite werden häufig eine Vielzahl von personenbezogenen Daten erhoben. Dies geschieht nicht nur bei der Registrierung oder Anmeldevorgängen und innerhalb von Kaufprozessen bei Webshops oder bei der Nutzung eines Kundenkontos oder Kontaktformulars, sondern regelmäßig auch „unsichtbar“ im Hintergrund. Beispielsweise in Form von Server-Logfiles, die Daten des Webseitenbesuchers wie z. B. dessen IP-Adresse, Datum, Uhrzeit oder Dauer des Webseitenbesuchs, verwendetes Betriebsystem etc. protokollieren.

Auch über solche Vorgänge muss der Nutzer informiert werden, wenn dabei personenbezogene Daten (wie z. B. eine IP-Adresse oder Emailadressen etc.) verarbeitet werden und diese nicht anonymisiert sind.

4. Wann finden Datenverarbeitungsprozesse in Bezug auf personenbezogene Daten auf einer Internetseite statt?

Bei folgende Webseitenfunktionen, Widgets, Plugins und Tools kann beispielsweise eine (ggf. unbemerkte) Erhebung oder Übermittlung personenbezogener Daten stattfinden:

• bei der Erstellung von sog. Serverlogfiles (es werden je nach Voreinstellung Website-Zugriffsdaten auf dem Server bzw. beim Webseitenhoster gespeichert)
• beim Einsatz von Social Media Plugins (z. B. Facebook-Like-Button) oder anderer Widgets (z. B. von Bewertungsplattformen oder Gütesiegeln)
• beim Einsatz von Drittanbieter-Tools
• bei der Verwendung von eigenen oder fremden Cookies
• beim Einsatz von Analyse- und Trackingtools
• durch das Einbindung von Videos (Embedding) über Videoplattformen wie Youtube und Vimeo etc.
• durch das Einbinden fremder Inhalte (wie z.B. Google Webfonts, Google Maps etc.)

Immer dann, wenn auf einer unternehmerisch oder gewerblich genutzten Internetseite Verarbeitungsvorgänge von personenbezogenen Daten stattfinden, sollte sich der Seitenbetreiber eine individuelle Datenschutzerklärung erstellen lassen.

5. Welche Betroffenenrechte, über die informiert werden muss, können dem Webseitenbesucher bzw. Internetnutzer zustehen?

Zu den Betroffenenrechten, über die der Besucher einer Internetseite oder eines Webshops beim Besuch der Internetseite informiert werden muss, gehören beispielsweise folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung bzw. Datenrichtigkeit
• ein Widerspruchsrecht
• ein Widerrufsrecht bezogen auf etwaige Einwilligungen
• ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

6. Warum sollte eine Datenschutzerklärung individuell von einem Anwalt erstellt werden?

Seit dem Wirksamwerden der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25.5.2018 müssen Internetseitenbetreiber und Onlinehändler Internetnutzer detailliert im Rahmen einer Datenschutzerklärung über die auf der Internetseite bzw. dem Webshop stattfindenden Datenverarbeitungsprozesse sowie den Zweck, die Rechtsgrundlage, die Dauer und die dem Nutzer zustehenden Rechte (z. B. Recht auf Auskunft, Löschung, ggf. Widerruf etc.) informieren.

Da eine Datenschutzerklärung sämtliche tatsächlichen Datenverarbeitungsvorgänge auf der Seite abdecken muss, ist es dringend empfohlen, die Datenschutzerklärung für die jeweilige Internetseite individuell bzw. maßgeschneidert von einem auf das Datenschutzrecht spezialisierten Anwalt erstellen zu lassen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sie unvollständig oder inhaltlich falsch ist, falsche Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungsvorgänge angegeben werden oder sie andere Fehler aufweist und somit ein Einfallstor für Bußgelder und Abmahnungen schafft.

7. Was ist bei der Erstellung einer Datenschutzerklärung zu berücksichtigen?

Der Umfang der Datenverarbeitung sowie der Zweck der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten kann auf unterschiedlichen Webseiten höchst unterschiedlich sein. Dabei hängen Umfang und Zweck der Datenverarbeitung häufig von den nachfolgenden Faktoren ab:

• Art und Ausgestaltung der jeweiligen Webseite
• Ziel der Webseite (Information, Verkauf, Dienstleistungsangebot etc.)
• Bedürfnisse des Webseitenbetreibers (sollen z. B. Tracking-/Analysedaten erhoben und ausgewertet werden?)
• Sind auf der Seite Drittanbieter-Tools oder fremde Inhalte eingebunden?
• Welche Tools, Widgets und Plugins werden eingesetzt und welche Cookies verwendet?
• Welche konkreten Einstellungen in Bezug auf die Datenverarbeitung bzw. den Datenschutz wurden vom Programmierer vorgenommen?

8. Grundlage jeder Datenschutzerklärung: Eine sorgfältige Analyse der Datenverarbeitungsvorgänge

Aufgrund der Notwendigkeit, den Webseitenbesucher über den jeweiligen Umfang und Zweck der Datenverarbeitung zu informieren, bedarf es immer einer genauen Einzelfallbetrachtung. Die Datenschutzerklärung muss die tatsächlichen Vorgänge auf der jeweiligen Webseite bzw. im jeweiligen Webshop widerspiegeln. Zunächst bedarf es daher, wenn man sich eine Datenschutzerklärung erstellen lassen möchte, einer detaillierten Analyse der auf der Webseite stattfindenden Datenverarbeitungsvorgänge bzw. der diesbezüglichen sog. Verarbeitungsverzeichnisse.

Da die datenschutzrechtliche Zulässigkeit jedes einzelnen Datenverarbeitungsvorgangs unmittelbar von dem damit verfolgten Zweck und dem Vorhandensein einer entsprechenden Rechtsgrundlage abhängt, muss der Zweck jedes einzelnen Datenverarbeitungsvorgangs festgestellt werden. Anhand des Zwecks muss schließlich überprüft werden, ob der mit dem jeweiligen Zweck verfolgte Datenverarbeitungsvorgang zulässig ist und auf welcher Rechtsgrundlage die Zulässigkeit beruht bzw., ob es ggf. einer Einwilligung seitens des Betroffenen bedarf. Auf diese Art und Weise muss ermittelt werden, ob einzelne Datenverarbeitungsvorgänge zulässig sind oder einer Einwilligung bedürfen oder möglicherweise sogar unzulässig sind und daher nicht stattfinden dürfen.

Sofern kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand greift, können einzelne Datenverarbeitungsvorgänge ggf. mit Hilfe einer Einwilligung durch den Nutzer zulässig sein. Diese Einwilligung muss stets freiwillig und ist dann wiederum einzuholen, zu dokumentieren und nachzuweisen.

9. Was muss in formeller Hinsicht beachtet werden, wenn man sich eine Datenschutzerklärung erstellen lassen möchte?

Grundsätzlich ist bei der Erstellung einer Datenschutzerklärung zu beachten, dass die erforderlichen Informationen im Rahmen einer Datenschutzerklärung stets in einfacher, klar verständlicher Sprache gehalten und transparent sein müssen. Davon, eine Datenschutzerklärung eigenhändig zu erstellen, raten wir daher auch aus diesem Grund dringend ab. Dies nicht zuletzt deshalb, da eine unzureichende, fehlerhafte, unvollständige oder veraltete Datenschutzerklärung zu nicht unerheblichen Sanktionen durch die zuständige Datenschutzbehörde (z.B. in Form von empfindlichen Bußgeldern) führen kann.